Политика ООО «М2Е Интеллект» в отношении обработки персональных данных

Оператор: ООО «М2Е Интеллект» (ОГРН 1267700292573, ИНН 9703253932, КПП 770301001, адрес: 123557 г. Москва, Большой Тишинский переулок, д. 38, помещ. 12Г/П).
Сайт и сервис: retentica.ru, сервис «Ретентика». Контакт по вопросам персональных данных: support@retentica.ru.

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика определяет порядок обработки и защиты персональных данных: при использовании сайта, создании и администрировании учетной записи, заключении и исполнении договоров, обработке заявок и обращений, предоставлении поддержки, обеспечении безопасности и выполнении требований закона.

1.2. Политика применяется к посетителям сайта, представителям потенциальных и действующих клиентов, пользователям личного кабинета, подписантам и контактным лицам по договорам, плательщикам и иным лицам, взаимодействующим с Оператором. Обработка персональных данных работников Оператора в рамках трудовых отношений регулируется отдельными локальными актами.

1.3. Оператор не осуществляет целенаправленный сбор специальных категорий персональных данных, биометрических персональных данных и данных несовершеннолетних. Пользователь не должен передавать такие сведения через формы, обращения, свободный текст или вложения. Случайно полученные избыточные сведения блокируются и удаляются, если отсутствует законное основание для их обработки.

1.4. Термины используются в значении Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Политика размещается в свободном доступе на сайте и применяется с даты, указанной в ее редакции.

2. Принципы и правовые основания обработки

Оператор обрабатывает персональные данные законно и добросовестно, только для заранее определенных целей, в минимально необходимом объеме, обеспечивает их точность, конфиденциальность и ограничение срока хранения. Несовместимые базы и цели не объединяются.

В зависимости от цели основаниями обработки являются:

· согласие субъекта персональных данных, оформленное отдельно от иных подтверждаемых документов;

· заключение договора по инициативе субъекта, исполнение договора, стороной, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект;

· исполнение обязанностей, установленных законодательством, включая бухгалтерский и налоговый учет;

· осуществление прав и законных интересов Оператора или третьих лиц при условии, что права и свободы субъекта не нарушаются;

· иные основания, прямо предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Персональные данные не распространяются и не публикуются без отдельного согласия субъекта или прямого требования закона. Оператор не принимает на основании исключительно автоматизированной обработки решений, которые порождают юридические последствия для субъекта или иным образом существенно затрагивают его права и законные интересы.

3. Цели, состав и сроки обработки

3.1. Заявки, демонстрации и обратная связь

Субъекты: посетители сайта и представители организаций, направляющие заявку или обращение.
Данные: имя, фамилия и отчество при предоставлении; телефон, email; должность, организация, город; предпочтительный способ связи; содержание обращения и приложенные пользователем материалы.
Основание: согласие и (или) действия по заключению договора по инициативе субъекта.
Срок: до завершения взаимодействия и далее не более трех лет для подтверждения договоренностей и защиты прав, если отсутствует требование о более раннем прекращении и иное законное основание.

3.2. Личный кабинет, договор и расчеты

Субъекты: пользователи сервиса, представители, подписанты и плательщики клиента.
Данные: ФИО, телефон, email, должность, организация; идентификаторы учетной записи и подключенной организации; полномочия и права доступа; сведения о тарифе, оплате, договорных действиях и деловой переписке. Полные реквизиты банковских карт Оператор не получает.
Основание: заключение и исполнение договора, требования закона, защита законных интересов Оператора.
Срок: в течение договора и до пяти лет после его прекращения либо дольше, если это обязательно по закону или необходимо для разрешения незавершенного спора.

3.3. Поддержка, сервисные сообщения и безопасность

Субъекты: пользователи и представители клиентов, обращающиеся за поддержкой или использующие учетную запись.
Данные: контактные данные, текст переписки и предоставленные вложения; IP-адрес, дата и время, браузер и устройство, идентификаторы сессии, события входа и значимые действия в сервисе.
Основание: исполнение договора и законные интересы в обеспечении безопасности, расследовании сбоев и защите от злоупотреблений.
Срок: переписка — до трех лет после закрытия обращения; обычные технические журналы — до одного года; сведения по инциденту или спору — до его завершения и истечения применимого срока хранения.

3.4. Работа сайта и cookie

Субъекты: посетители сайта.
Данные: IP-адрес, cookie и аналогичные идентификаторы, сведения о браузере и устройстве, посещенных страницах, источнике перехода и технических ошибках.
Основание: для строго необходимых технологий — обеспечение работы и безопасности сайта; для необязательной аналитики — отдельное согласие через интерфейс управления cookie.
Срок: сессионные данные — до завершения сессии; постоянные cookie — до срока, указанного в интерфейсе управления cookie, но необязательные, как правило, не более двенадцати месяцев.

3.5. Собственные информационные и маркетинговые сообщения

Субъекты: представители организаций, отдельно согласившиеся получать соответствующие сообщения.
Данные: имя, телефон и (или) email, организация, должность, выбранный канал и сведения о согласии или отказе.
Основание: отдельное предварительное согласие; настоящее Согласие на обработку персональных данных само по себе не является согласием на рекламу.
Срок: до отзыва согласия, отказа от сообщений либо истечения трех лет с последнего подтвержденного взаимодействия — в зависимости от того, что наступит раньше.

3.6. Соблюдение закона и защита прав

Субъекты: лица, чьи данные содержатся в документах, запросах, претензиях и материалах проверки.
Данные: только сведения, необходимые для бухгалтерского и налогового учета, ответа государственным органам, рассмотрения претензий, предупреждения нарушений и защиты прав.
Основание: обязанности по закону и законные интересы Оператора и третьих лиц.
Срок: в сроки, установленные законом, либо до завершения проверки или спора и истечения срока предъявления требований.

4. Источники, способы и операции обработки

4.1. Оператор получает данные непосредственно от субъекта, от организации, от имени которой он действует, из подключенных учетных записей и систем — в объеме, необходимом для авторизации и исполнения договора, а также автоматически от сайта и средств защиты информации. Данные Посетителей Клиента (термины в значении Оферты), полученные из YCLIENTS либо непосредственно при исполнении запросов о создании, подтверждении, переносе и отмене записей, обрабатываются по поручению Клиента и не используются для самостоятельных целей Оператора.

4.2. Обработка осуществляется автоматизированным, неавтоматизированным и смешанным способами и может включать сбор, получение, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, извлечение, сопоставление, использование, предоставление доступа уполномоченным лицам, передачу привлеченному обработчику, обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение.

4.3. Субъект обязан предоставлять достоверные данные и своевременно сообщать об их изменении. Оператор вправе проверять полномочия лица, действующего от имени организации, и ограничивать доступ при наличии обоснованных сомнений в его полномочиях или безопасности учетной записи.

5. Передача, привлеченные обработчики и локализация

5.1. Оператор может поручать обработку российским поставщикам облачной инфраструктуры, хранения и резервного копирования, электронной почты и иных коммуникаций, технической поддержки, платежей и бухгалтерского сопровождения, веб-аналитики и информационной безопасности. Передается только необходимый объем данных; договоры должны предусматривать конфиденциальность, целевое использование, безопасность, локализацию, удаление и уведомление об инцидентах. Сведения о конкретных привлеченных лицах предоставляются по запросу на support@retentica.ru.

5.2. При сборе персональных данных граждан Российской Федерации запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение осуществляются с использованием баз данных на территории Российской Федерации. Трансграничная передача Оператором не осуществляется. До ее возможного начала Оператор обязан выполнить требования закона и актуализировать документы и согласия, когда это необходимо.

5.3. Оператор не продает и не передает персональные данные в аренду, не использует контактные данные субъектов клиентских баз для собственной рекламы и не предоставляет доступ неопределенному кругу лиц. Обезличенные и агрегированные сведения могут использоваться для безопасности, эксплуатации и развития сервиса, если идентификация физического лица и конкретного клиента исключена.

6. Защита персональных данных

Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры, соразмерные характеру обработки и возможному вреду, включая:

· назначение ответственного, принятие локальных актов, обучение и обязательства о конфиденциальности;

· ролевое разграничение доступа, идентификацию и аутентификацию, отзыв доступа при изменении полномочий;

· защищенные каналы связи, управление секретами, журналирование значимых действий и контроль доступа поддержки;

· резервное копирование и восстановление, управление уязвимостями, обновления и мониторинг безопасности;

· оценку поставщиков, договорные требования к привлеченным обработчикам, внутренний контроль и реагирование на инциденты.

Публичное описание мер не раскрывает конфигурации, пароли, ключи и иные сведения, использование которых может снизить безопасность.

7. Прекращение обработки и уничтожение

7.1. Обработка прекращается при достижении цели, истечении срока, отзыве согласия или получении законного требования субъекта, если отсутствует другое основание для продолжения. Требование о прекращении обработки исполняется в срок до десяти рабочих дней с возможным мотивированным продлением не более чем на пять рабочих дней; неточные данные уточняются, а незаконно полученные или избыточные данные уничтожаются в сроки, установленные законом.

7.2. Если цель достигнута или согласие отозвано и иное основание отсутствует, данные уничтожаются не позднее тридцати дней. При технической невозможности немедленного уничтожения данные блокируются и уничтожаются в установленный законом срок. Резервные копии выводятся из обычной обработки и удаляются по циклу ротации, как правило, не позднее девяноста календарных дней.

7.3. Уничтожение подтверждается актом и, при автоматизированной обработке, сведениями из журнала регистрации событий в предусмотренных законом случаях. Отзыв согласия не препятствует обработке, необходимой для исполнения договора, выполнения обязанности по закону или защиты прав в минимально необходимом объеме.

8. Права субъекта и порядок обращений

Субъект вправе получать сведения об обработке, требовать уточнения, блокирования, прекращения обработки или уничтожения данных, отзывать согласие, возражать против обработки в предусмотренных законом случаях, а также обжаловать действия Оператора в Роскомнадзор или суд.

Обращение направляется на support@retentica.ru либо по почтовому адресу Оператора. Оно должно позволять идентифицировать заявителя и соответствующие данные: ФИО, контакт для ответа, описание отношений с Оператором и требование; представитель прилагает подтверждение полномочий. Для защиты данных Оператор вправе запросить разумное подтверждение личности или предложить направить обращение из авторизованного личного кабинета.

Ответ предоставляется в течение десяти рабочих дней с даты получения запроса; срок может быть мотивированно продлен не более чем на пять рабочих дней. Исполнение запроса может быть ограничено в случаях, прямо предусмотренных законом, с указанием основания отказа.

9. Cookie и настройки браузера

9.1. Строго необходимые cookie используются для работы сайта, авторизации, сохранения настроек и защиты от злоупотреблений. Необязательные аналитические технологии применяются только после выражения согласия через соответствующий интерфейс, если такой интерфейс используется на сайте.

9.2. Посетитель сайта может изменить выбор в интерфейсе управления cookie или настройках браузера. Блокировка необходимых cookie может привести к недоступности отдельных функций. Конкретные поставщики, назначения и сроки cookie должны соответствовать фактическим настройкам сайта.

10. Изменение Политики и реквизиты

10.1. Оператор вправе актуализировать Политику при изменении закона, сервиса или процессов. Новая редакция действует с момента публикации, если в ней не указано иное. Изменение Политики не заменяет получение нового согласия, если новая цель или состав обработки требуют такого согласия.

Оператор: Общество с ограниченной ответственностью «М2Е Интеллект»
ОГРН 1267700292573, ИНН 9703253932, КПП 770301001
Адрес: 123557 г. Москва, Большой Тишинский переулок, д. 38, помещ. 12Г/П
Сайт: retentica.ru
Обращения по персональным данным: support@retentica.ru